Polityka prywatności HBRAND
Data ostatniej aktualizacji: 18 października 2026 r.
W HBRAND dbamy nie tylko o rozwój biznesu i nowe technologie, ale również o bezpieczeństwo informacji oraz prywatność osób, z którymi współpracujemy.
Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe osób odwiedzających stronę hbrand.pl, kontaktujących się z nami, zapisujących się do newslettera oraz korzystających z naszych usług.
Dokument został przygotowany zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz odpowiednimi przepisami prawa polskiego.
§1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest:
WeDance Aleksandra Szwedowska, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą pod marką HBRAND — Holistic Brand.
Dane administratora:
- Pełna nazwa firmy: WeDance Aleksandra Szwedowska
- Adres: ul. Świętojańska 103/11, 81-381 Gdynia, Polska
- NIP: 5862244346
- REGON: 385036778
- E-mail: kontakt@hbrand.pl
- Telefon: +48 502 811 441
- Strona internetowa: https://hbrand.pl
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO i niniejszej Polityki prywatności można kontaktować się z Administratorem pod adresem kontakt@hbrand.pl.
§2. Zakres przetwarzanych danych
W zależności od sposobu korzystania z serwisu możemy przetwarzać następujące dane:
1. Dane kontaktowe:
- Imię i nazwisko.
- Adres e-mail.
- Numer telefonu, jeśli zostanie podany.
- Nazwę firmy oraz stanowisko lub pełnioną funkcję.
- Treść wiadomości i historię korespondencji.
2. Dane związane ze współpracą:
- Informacje o prowadzonej działalności gospodarczej.
- Dane niezbędne do przygotowania oferty, audytu lub realizacji projektu.
- Informacje dotyczące procesów i organizacji pracy.
- Dane zawarte w dokumentach udostępnionych w ramach współpracy.
- Dane rozliczeniowe i fakturowe.
3. Dane związane z newsletterem:
- Adres e-mail.
- Imię, jeśli zostanie podane.
- Informacje o zapisie i udzielonych zgodach.
- Informacje techniczne dotyczące subskrypcji i jej potwierdzenia.
- Dane o aktywności związanej z wiadomościami, w zakresie uruchomionych funkcji analitycznych.
4. Dane techniczne:
- Adres IP.
- Typ i wersję przeglądarki.
- Informacje o urządzeniu i systemie operacyjnym.
- Datę i godzinę odwiedzin lub logowania.
- Dane zapisywane w plikach cookies.
- Logi techniczne i informacje o zdarzeniach związanych z bezpieczeństwem.
5. Dane użytkowników HBRAND Client Space:
W przypadku korzystania z panelu klienta możemy dodatkowo przetwarzać identyfikatory kont, role i uprawnienia, przypisania do firm i projektów, treść zadań, zgłoszenia wsparcia oraz informacje o aktywności niezbędne do działania i zabezpieczenia systemu.
§3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:
1. Obsługa formularzy kontaktowych i korespondencji
W celu udzielenia odpowiedzi na wiadomości, pytania i zapytania ofertowe.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania podejmowane na żądanie osoby przed zawarciem umowy — albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji biznesowej.
2. Przygotowywanie ofert i realizacja usług
W celu przeprowadzenia konsultacji, audytów, wdrożeń, szkoleń oraz realizacji zawartych umów.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba jest stroną umowy, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do przedstawicieli i pracowników klientów.
3. Obsługa newslettera
W celu przekazywania materiałów edukacyjnych, informacji dotyczących automatyzacji, AI, rozwoju biznesu oraz wiadomości o usługach HBRAND.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda osoby, której dane dotyczą.
Wysyłanie informacji handlowych i marketingowych odbywa się z uwzględnieniem art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.
4. Obsługa konsultacji online
W celu rezerwacji terminów, przesyłania zaproszeń, organizowania rozmów wideo i prowadzenia korespondencji związanej ze spotkaniami.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od charakteru relacji z osobą dokonującą rezerwacji.
5. Wykonywanie obowiązków prawnych
W szczególności prowadzenie wymaganej dokumentacji księgowej i podatkowej.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
6. Bezpieczeństwo strony i ochrona przed nadużyciami
W celu zabezpieczenia strony, identyfikowania podejrzanych prób logowania, ograniczania spamu i ochrony przed atakami.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa usług.
7. Dochodzenie i obrona roszczeń
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
8. Analiza korzystania ze strony
Jeżeli uruchomimy opcjonalne narzędzia analityczne wymagające zgody, przetwarzanie odpowiednich danych będzie następowało zgodnie z dokonanym przez użytkownika wyborem.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdy wymagana jest zgoda.
§4. Newsletter HBRAND i MailerLite
Osoby zainteresowane tematyką rozwoju przedsiębiorstw, automatyzacji procesów i odpowiedzialnego wykorzystania sztucznej inteligencji mogą zapisać się do newslettera HBRAND.
Newsletter może zawierać:
- Praktyczne porady dla przedsiębiorców.
- Informacje o nowych technologiach i AI.
- Przykłady usprawniania procesów.
- Materiały edukacyjne, poradniki i checklisty.
- Zaproszenia na wydarzenia i konsultacje.
- Informacje o usługach oraz ofercie HBRAND.
Do obsługi newslettera wykorzystujemy usługę MailerLite, świadczoną na rzecz klientów z Europejskiego Obszaru Gospodarczego przez MailerLite Limited zarejestrowaną w Irlandii.
MailerLite przetwarza dane subskrybentów na nasze zlecenie w zakresie niezbędnym do zarządzania listą mailingową i wysyłania wiadomości.
W ramach obsługi newslettera możliwe jest przetwarzanie danych dotyczących dostarczenia wiadomości, kliknięć w linki oraz otwarć wiadomości, jeżeli odpowiednie funkcje pomiarowe są aktywne.
Zapis do newslettera jest dobrowolny. Stosujemy potwierdzenie zapisu za pomocą wiadomości e-mail (double opt-in), aby ograniczyć ryzyko zapisania osoby bez jej wiedzy.
Rezygnacja z newslettera
Subskrybent może w dowolnym momencie wycofać zgodę poprzez:
- Kliknięcie linku rezygnacji znajdującego się w stopce newslettera.
- Wysłanie wiadomości na kontakt@hbrand.pl.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania danych.
Podstawą przetwarzania danych na potrzeby newslettera jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Dodatkowe informacje dotyczące MailerLite:
§5. Formularz kontaktowy
Dane przesyłane za pomocą formularza kontaktowego wykorzystujemy wyłącznie w celu obsługi wiadomości i spraw związanych z kontaktem, chyba że osoba wyrazi odrębną zgodę na inne cele.
Podanie danych jest dobrowolne, ale brak adresu e-mail lub innych niezbędnych informacji może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.
Wysłanie formularza kontaktowego nie oznacza automatycznego zapisu do newslettera ani zgody na otrzymywanie informacji marketingowych.
Wiadomości mogą być przechowywane przez okres potrzebny do zakończenia korespondencji, realizacji współpracy lub ochrony przed ewentualnymi roszczeniami.
§6. Konsultacje online i wideospotkania
HBRAND umożliwia umawianie konsultacji online, w tym bezpłatnej 30-minutowej rozmowy wstępnej.
W przypadku korzystania z zewnętrznego systemu rezerwacji, takiego jak Cal.com, Google Calendar lub Google Meet, dane niezbędne do obsługi spotkania mogą być przekazywane wybranemu dostawcy usługi.
Mogą to być:
- Imię i nazwisko.
- Adres e-mail.
- Wybrany termin spotkania.
- Nazwa firmy.
- Informacje podane przy rezerwacji.
- Dane techniczne potrzebne do połączenia wideo.
Dane te wykorzystujemy do organizacji spotkań, wysyłania potwierdzeń i przypomnień oraz prowadzenia komunikacji związanej z konsultacją.
Zarezerwowanie konsultacji nie jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na newsletter.
Nagrywanie spotkania, jeśli miałoby być prowadzone, wymaga wcześniejszego poinformowania uczestników oraz zapewnienia właściwej podstawy prawnej.
Informacje o prywatności dostawców:
§7. Mini-audyt i bezpłatne materiały
HBRAND może udostępniać bezpłatne narzędzia diagnostyczne, checklisty i materiały edukacyjne dla przedsiębiorców.
W ramach mini-audytu mogą być analizowane odpowiedzi dotyczące m.in. organizacji procesów, sposobu obsługi klientów, administracji, raportowania czy wykorzystania technologii.
Uzyskane wyniki mają charakter informacyjny i nie stanowią pełnego, indywidualnego audytu przedsiębiorstwa.
Jeżeli użytkownik zdecyduje się przesłać nam wyniki lub poprosić o konsultację, możemy przetwarzać przekazane informacje w celu obsługi zgłoszenia.
Skorzystanie z podstawowego mini-audytu nie wymaga obowiązkowego zapisu do newslettera.
§8. HBRAND Client Space — panel klienta
W ramach świadczonych usług HBRAND może udostępniać prywatną przestrzeń klienta, służącą do organizacji współpracy.
W panelu mogą być przetwarzane informacje dotyczące:
- Firm i osób uczestniczących w projekcie.
- Audytów, wdrożeń i harmonogramów.
- Przydzielonych zadań i ich statusów.
- Dokumentów projektowych.
- Zgłoszeń dotyczących wsparcia.
- Historii działań związanych z obsługą projektu.
Dostęp do poszczególnych informacji powinien wynikać z uprawnień nadanych użytkownikowi.
HBRAND może pełnić rolę administratora danych użytkowników panelu, natomiast w odniesieniu do danych przekazanych przez klienta w ramach określonego projektu może działać jako podmiot przetwarzający na udokumentowane polecenie klienta.
W takich przypadkach odpowiednie obowiązki stron określa odrębna umowa, w tym — gdy jest wymagana — umowa powierzenia przetwarzania danych.
Dane projektowe nie są przeznaczone do publicznej publikacji ani indeksowania przez wyszukiwarki internetowe.
§9. Hosting i infrastruktura techniczna
Strona hbrand.pl działa w oparciu o system zarządzania treścią WordPress i korzysta z usług hostingowych LH.pl.
Dostawca hostingu może przetwarzać dane techniczne, takie jak adresy IP, logi połączeń i dane zapisane w bazie strony, w zakresie niezbędnym do świadczenia usług hostingowych.
Korzystamy również z narzędzi zabezpieczających, tworzenia kopii zapasowych oraz mechanizmów optymalizujących działanie serwisu.
Zakres dostępu podmiotów technicznych do danych jest ograniczany do potrzeb realizacji powierzonych im usług.
§10. Pliki cookies
Serwis hbrand.pl wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie.
Mogą one służyć do:
- Zapewnienia prawidłowego działania serwisu.
- Utrzymywania sesji zalogowanych użytkowników.
- Zapamiętywania ustawień prywatności.
- Ochrony przed nadużyciami.
- Zapamiętywania wybranych preferencji.
- Prowadzenia statystyk i analiz, jeśli odpowiednie narzędzia zostaną uruchomione.
- Obsługi działań marketingowych, jeśli użytkownik wyrazi wymaganą zgodę.
Do zarządzania zgodami wykorzystujemy wtyczkę Complianz.
Pliki cookies niezbędne do działania strony mogą być stosowane bez dodatkowej zgody, w zakresie dopuszczonym przepisami.
Pozostałe technologie wymagające zgody powinny być uruchamiane dopiero po jej uzyskaniu.
Użytkownik może zmienić lub wycofać swoje zgody za pomocą ustawień prywatności dostępnych na stronie.
Szczegółowe informacje o wykorzystywanych plikach cookies, ich dostawcach i okresach przechowywania znajdują się w odrębnej Polityce cookies.
§11. Odbiorcy danych osobowych
W uzasadnionym zakresie dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym nas w prowadzeniu działalności.
Należą do nich w szczególności:
- LH.pl — dostawca hostingu.
- MailerLite — dostawca usługi newsletterowej.
- Dostawcy poczty elektronicznej.
- Dostawcy rozwiązań do rezerwacji spotkań i wideokonferencji, jeśli są wykorzystywani.
- Dostawcy usług IT, bezpieczeństwa i utrzymania strony.
- Dostawcy usług księgowych, podatkowych i prawnych.
- Podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
Dane są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.
Nie sprzedajemy danych osobowych subskrybentów ani klientów podmiotom trzecim na potrzeby ich własnych działań marketingowych.
§12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy technologiczni mogą korzystać z infrastruktury lub podwykonawców zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Jeżeli dochodzi do przekazywania danych do państw trzecich, stosowane są właściwe mechanizmy ochrony przewidziane w RODO, w zależności od okoliczności transferu.
Mogą one obejmować decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne prawnie dopuszczone zabezpieczenia.
Według informacji MailerLite dane subskrybentów obsługiwanych przez MailerLite Limited na rzecz klientów z EOG przechowywane są w Unii Europejskiej. Dostawca przewiduje także odpowiednie zasady dotyczące ewentualnych transferów międzynarodowych w swojej dokumentacji.
W przypadku korzystania z innych dostawców szczegółowe informacje o transferach i zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.
§13. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy przez czas niezbędny do realizacji celów ich przetwarzania.
W szczególności:
Dane kontaktowe: przez okres potrzebny do prowadzenia korespondencji i obsługi zapytania, a następnie w zakresie niezbędnym do ochrony przed roszczeniami.
Dane klientów i projektów: przez czas trwania współpracy, a po jej zakończeniu przez okres wynikający z obowiązków prawnych, rozliczeń i terminów przedawnienia roszczeń.
Dane księgowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
Dane newsletterowe: co do zasady do czasu wycofania zgody lub zakończenia prowadzenia newslettera. Ograniczone informacje potwierdzające fakt udzielenia i wycofania zgody mogą być przechowywane dłużej w celu wykazania zgodności z przepisami i obrony roszczeń.
Dane użytkowników Client Space: przez czas utrzymywania konta i uprawnionego dostępu, a następnie zgodnie z zasadami przechowywania dokumentacji projektowej i obowiązkami prawnymi.
Logi techniczne i bezpieczeństwa: przez okres wynikający z potrzeb ochrony serwisu i ustalonej polityki retencji, a w przypadku incydentów przez okres uzasadniony ich wyjaśnieniem.
Po ustaniu podstawy przetwarzania dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że przepisy lub prawnie uzasadnione cele wymagają ich dalszego przechowywania.
§14. Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują prawa przewidziane w RODO, w odpowiednim zakresie:
- Prawo dostępu do danych osobowych.
- Prawo żądania sprostowania danych.
- Prawo żądania usunięcia danych.
- Prawo żądania ograniczenia przetwarzania.
- Prawo do przenoszenia danych, gdy spełnione są ustawowe warunki.
- Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
- Prawo wycofania zgody w dowolnym momencie.
W przypadku przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego użytkownik może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.
W celu skorzystania ze swoich praw należy wysłać wiadomość na adres:
Administrator rozpatruje żądania zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO.
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do:
Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
§15. Dobrowolność podawania danych
Podawanie danych w formularzu kontaktowym, podczas rezerwacji spotkania czy zapisu do newslettera jest dobrowolne.
Niepodanie danych niezbędnych do obsługi konkretnej czynności może jednak uniemożliwić udzielenie odpowiedzi, przeprowadzenie rezerwacji lub realizację usługi.
Podanie danych wymaganych w związku z zawarciem umowy lub wystawieniem dokumentów księgowych może być konieczne do prawidłowego wykonania usługi i obowiązków prawnych.
§16. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
HBRAND może korzystać z automatycznych narzędzi do analizy odpowiedzi w mini-audycie, klasyfikowania potrzeb biznesowych lub przygotowywania orientacyjnych rekomendacji.
Takie narzędzia służą wspieraniu organizacji pracy i wstępnej ocenie potrzeb przedsiębiorstwa.
Nie podejmujemy wyłącznie na podstawie automatycznej analizy decyzji wywołujących wobec osób fizycznych skutki prawne lub podobnie istotnie na nie wpływających w rozumieniu art. 22 RODO.
Jeżeli w przyszłości sposób przetwarzania danych w tym zakresie ulegnie zmianie, odpowiednio zaktualizujemy niniejszą politykę.
§17. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych oraz związanych z tym zagrożeń.
Obejmują one w szczególności:
- Szyfrowanie transmisji danych za pomocą HTTPS.
- Mechanizmy kontroli dostępu.
- Zabezpieczenia kont administracyjnych.
- Regularne aktualizacje oprogramowania.
- Mechanizmy ograniczania prób nieautoryzowanego dostępu.
- Kopie zapasowe.
- Ograniczenie dostępu do danych klientów i projektów do uprawnionych osób.
Środki bezpieczeństwa są dostosowywane do aktualnego sposobu działania serwisu i świadczonych usług.
Żadna metoda transmisji ani przechowywania danych w internecie nie daje całkowitej gwarancji bezpieczeństwa, dlatego regularnie weryfikujemy stosowane rozwiązania.
§18. Zmiany Polityki prywatności
Niniejsza Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku:
- Zmiany przepisów prawa.
- Rozbudowy serwisu internetowego.
- Uruchomienia nowych usług.
- Zmiany wykorzystywanych dostawców technologicznych.
- Zmiany sposobu przetwarzania danych osobowych.
Aktualna wersja dokumentu jest publikowana na stronie https://hbrand.pl wraz z datą ostatniej aktualizacji.
W przypadkach wymaganych przepisami użytkownicy zostaną odpowiednio poinformowani o zmianach lub poproszeni o ponowną zgodę.
§19. Kontakt w sprawach prywatności
W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych lub niniejszego dokumentu prosimy o kontakt:
WeDance Aleksandra Szwedowska
HBRAND — Holistic Brand
ul. Świętojańska 103/11
81-381 Gdynia, Polska
E-mail: kontakt@hbrand.pl
Telefon: +48 502 811 441
Strona internetowa: https://hbrand.pl